Greffière ou greffier

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VILLE DE DIEPPE

SOMMAIRE
Relevant de la direction générale, la greffière ou le greffier planifie, organise et contrôle les activités du bureau du greffier conformément aux dispositions de la Loi sur la gouvernance locale. De plus, la ou le titulaire du poste dirige les dossiers relatifs au droit à l’information et la protection de la vie privée et assure la gestion documentaire des archives de la Ville. La greffière ou le greffier municipal est un poste officiel prévu dans la Loi sur la gouvernance locale qui fournit des services indispensables à la communauté.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Affaires municipales
- Assurer la préparation et la coordination des réunions, des ordres du jour, des procès-verbaux, des résolutions, des règlements et autres documents pertinents aux séances du conseil municipal, ainsi qu’assurer la qualité et la concordance avec les exigences prévues dans les différentes lois.
- Consigner dans les procès-verbaux du conseil toutes prestations de serment des élus et toutes divulgations de conflit d’intérêts.
- Participer à toutes les séances du conseil et apporter un soutien législatif pendant les séances pour s’assurer qu’elles se déroulent conformément à toutes les exigences procédurales.
- Assurer la rédaction et la diffusion des décisions prises par le conseil municipal auprès des membres du public et des divers intervenants municipaux.
- Préparer les avis publics du conseil, voir à obtenir les approbations requises et à respecter les délais prescrits.
- Appuyer et conseiller le conseil municipal, la direction générale et les gestionnaires concernant plus particulièrement l’administration de la municipalité, selon les besoins.
- Coordonner la mise en œuvre des arrêtés, des politiques, des règlements et des procédures, ainsi que la révision de ceux en vigueur.
- Collaborer avec la direction générale au processus de nominations des membres des comités du conseil municipal.
- Agir à titre de personne gardienne du sceau corporatif de la municipalité et apposer sa signature et le sceau au nom de la municipalité sur les documents officiels de la Ville.
- Assister et représenter la Ville aux comités et réunions qui relèvent de sa compétence et formuler les recommandations qui s’imposent.
- Agir comme personne témoin pour la Ville, lorsque requis.
- Assumer la gestion de tout dossier administratif et de tout projet qui lui est confié par la direction générale ou le conseil municipal.

Gestion documentaire
- Gérer l’accès aux documents et répondre aux demandes d’information en conformité avec les procédures établies et la Loi sur le droit de l’information et la protection de la vie privée.
Archiver tous les documents officiels, les arrêtés et les contrats de la Ville et jouer le rôle de personne conseillère dans la gestion des documents dans l’ensemble de la municipalité.

Gestion des biens et services
- Assurer la conformité des procédures par l’équipe de direction à l’ouverture des soumissions et autres propositions d’acquisition de produits, biens ou services.

Gestion des ressources financières et humaines
- Participer à la préparation des demandes budgétaires et coordonner la gestion des budgets de ses secteurs d’activités.
- Superviser le personnel du bureau du greffier.
- Assurer la gestion des ressources humaines sous sa responsabilité en collaboration avec le service des ressources humaines quant à la dotation, l’orientation, la supervision, l’évaluation de rendement, la promotion, le développement professionnel et la santé et sécurité au travail;
- Communiquer, appuyer et assurer le respect des orientations, des politiques, des procédures et des pratiques mises en place pour assurer une saine gestion des ressources humaines.

EXIGENCES MINIMALES
Éducation

Baccalauréat en administration des affaires, en administration publique ou dans un champ de compétence équivalent.
Une maîtrise en administration publique ou dans un champ de compétence équivalent sera considéré un atout.
Une combinaison équivalente d’éducation et d’expérience pourrait être considérée.

Expérience

Cinq (5) années d’expérience au sein d’un greffe, d’un organisme de régulation ou d’une administration, avec des responsabilités administratives démontrées à un niveau complexe.
Une expérience dans un poste de greffière ou greffier ou au niveau municipal sera considéré un atout.

Connaissances

Connaissance approfondie de l’administration municipale et de l’application des procédures et de la règlementation liée au domaine des activités.
Connaissance des logiciels de la suite Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
Excellente connaissance de la Loi sur la gouvernance locale et la Loi sur l’urbanisme.
Connaissance de la Loi sur le droit à l’information et la protection de la vie privée sera considéré un atout.
Connaissance en matière de gestion documentaire sera considéré un atout.

Habiletés

Maîtrise exceptionnelle du français et de l’anglais parlé et écrit.
Possède un bon esprit de jugement et de synthèse et une bonne capacité d’analyse de divers éléments d’information et aptitudes en négociation.
Capacité exceptionnelle de résolution de problème, de trouver des solutions réalistes et novatrices et de prendre des décisions éclairées et indépendantes.
Sens d’organisation et orienté vers les résultats.
Démontre des qualités de leadership, une capacité à travailler en équipe dans un environnement public et politique et une bonne faculté d’adaptation.
Être en mesure de développer des stratégies efficaces qui assureront l’atteinte des buts et des objectifs fixés.
Possède d’excellentes habiletés à développer et à maintenir des relations harmonieuses et productives entre les différents services municipaux, le conseil municipal et le public en général.
Capacité de travailler efficacement sous pression et à respecter des délais et des échéanciers serrés.
Capacité de gérer plusieurs tâches et projets simultanément.
Maintenir un haut degré de confidentialité et faire preuve de discrétion et de tact.
Manifeste une attitude positive envers les intérêts de la municipalité et de la communauté en général.
Capacité physique de faire le travail assigné.
Ponctualité et assiduité au travail.
Bon dossier antérieur de rendement au travail.
Respect des règles de confidentialité et des valeurs organisationnelles de la Ville de Dieppe.

HORAIRE DE TRAVAIL

Trente-cinq (35) heures par semaine.
Être disponible en dehors des heures régulières de bureau.
Participation aux séances du conseil municipal.

RÉMUNÉRATION

Selon l’échelle salariale en vigueur.
La ou le titulaire du poste reçoit aussi des vacances, des avantages sociaux (payés par l’employeur) et un régime de retraite (contribution employeur/membres du personnel).

DATE DE CLÔTURE

La date limite pour soumettre votre candidature est le 27 septembre 2024 à 23 h 59.

Toute personne intéressée doit faire parvenir une lettre de présentation et son curriculum vitae sur le lien suivant : Postulez dès maintenant – Greffière ou greffier (hiringplatform.ca)

CITY OF DIEPPE

City Clerk

SUMMARY
Reporting to the Chief Administrative Officer, the Clerk plans, organizes and supervises the activities of the Clerk’s Office pursuant to the Local Governance Act. The incumbent manages right to information and protection of privacy-related files, as well as the City’s archives. This is a statutory position provided for in the Local Governance Act and that delivers essential services to the community.

DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Municipal affairs
- Prepare and coordinate meetings, draft agendas, minutes, resolutions, bylaws and other documents pertaining to City Council meetings, and ensure quality assurance and compliance with legislative requirements
- Record, in Council minutes, all swearing-in of elected officials and all disclosures of conflicts of interest
- Attend all Council meetings to provide legislative support and ensure that all procedural requirements are met
- Draft and distribute Council decisions among the public and various municipal stakeholders
- Prepare public notices pertaining to Council, obtain the required approvals and meet the prescribed deadlines
- Support and advise City Council, the Chief Administrative Officer and managers, particularly regarding municipal administration, as required
- Coordinate the implementation and review of bylaws, policies, regulations and procedures
- Work with the Chief Administrative Officer to appoint members to Council committees
- Act as custodian of the municipality’s corporate seal and affix their signature and seal on official City documents in the name of the municipality
- Attend and represent the City on committees and at relevant meetings and make recommendations as required
- Act as a witness for the City, when required
- Manage all projects and administrative files assigned by the Chief Administrative Officer or City Council
Management of documents
- Manage access to documents and answer information requests in accordance with established procedures and the Right to Information and Protection of Privacy Act
- Archive all official City documents, bylaws and contracts and advise on the management of documents throughout the municipality
Management of goods and services
- Ensure compliance with procedures by the management team when opening bids and other proposals for the acquisition of products, goods or services
Management of financial and material resources
- Participate in the preparation of budget requests and coordinate the management of budgets in areas under their responsibility
- Supervise Clerk’s Office staff
- Manage the employees under their responsibility in collaboration with Human Resources; this includes staffing, orientation, supervision, performance appraisals, promotion, professional development and occupational health and safety
- Communicate, support and enforce directions, policies, procedures and practices put in place to ensure sound human resources management

MINIMUM REQUIREMENTS
Education

Bachelor’s degree in business administration, public administration or an equivalent field of expertise
Master’s degree in public administration or an equivalent field of expertise (asset)
An equivalent combination of education and experience may be considered.

Experience

Five (5) years’ experience in a clerk’s office, regulatory body or administration, with demonstrated, complex administrative responsibilities
Experience in a clerk’s or municipal position (asset)

Knowledge

Extensive knowledge of municipal administration and the enforcement of procedures and regulations related to the position
Knowledge of Office suite software (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)
Extensive knowledge of the Local Governance Act and the Community Planning Act
Knowledge of the Right to Information and Protection of Privacy Act (asset)
Knowledge of document management (asset)

Skills

Mastery of spoken and written French and English
Sound judgment and ability to synthesize and analyze information, as well as negotiate
Strong ability to problem-solve, find realistic and innovative solutions, and make informed, independent decisions
Organizational skills and focus on results
Leadership, flexibility and the ability to work as part of a team in a public and political environment
Ability to develop effective strategies to achieve goals and objectives
Strong ability to develop and maintain harmonious and productive relationships with various municipal departments, City councillors, and the public
Ability to work effectively under pressure and meet tight deadlines
Ability to manage multiple files and projects simultaneously
Discretion, tact and respect for confidentiality
Positive attitude with respect to the interests of the municipality and the community in general
Physical ability to do the work assigned
Punctuality and regular attendance
Good past record of job performance
Respect for the City of Dieppe’s confidentiality rules and organizational values

WORK SCHEDULE

Thirty-five (35) hours a week
Availability outside of regular business hours on occasion
Attendance at Council meetings

SALARY

Based on current salary scale
The incumbent also receives vacation time, benefits (paid by the employer) and a pension plan (employer/employee contribution).

CLOSING DATE

The deadline to submit your application is Friday, September 27, 2024, at 11:59 PM.

Any interested candidate must send a cover letter and their resume to the following link: https://dieppe.hiringplatform.ca/job- description?id=188801&locale=en