Directeur général adjoint – Services organisationnels/Deputy Chief Administrative Officer, Organizational Services - City of Dieppe

Ville de Dieppe, Nouveau-Brunswick

Directeur général adjoint – Services organisationnels
Deputy Chief Administrative Officer, Organizational Services

 

SOMMAIRE
Relevant du directeur général, le titulaire du poste est responsable de la planification, l’organisation, la direction, du contrôle et la coordination des activités relatives aux services organisationnels. Il fournit un leadership nécessaire à la réalisation des objectifs et à la planification stratégique, à la performance organisationnelle et veille à leur mise en œuvre en tenant compte des enjeux et des priorités établies.  Il unit ses efforts en favorisant un milieu de travail positif, productif et collégial orienté envers un service d’excellence à la clientèle interne et externe.  Il supporte également le directeur général dans l’ensemble du processus menant à la réalisation des projets d’immobilisation majeurs et des projets spéciaux. De plus, il dirige et supervise les services placés sous son autorité hiérarchique, entre autres, les services des ressources humaines, de la technologie de l’information, les finances, la communication et la performance municipale.
 
RESPONSABILITÉS

Leadership, planification et organisation

  • Assurer un leadership fort et inclusif qui promeut une culture d’engagement au sein des employés
  • Participer à l’élaboration des orientations et priorités de la municipalité pour les services sous sa responsabilité, et veiller à leur mise en œuvre
  • Analyser les processus de travail et de distribution des services selon les objectifs d’amélioration continue de la municipalité
  • Assurer la coordination d’activités en matière de planification stratégique, d’évaluation des programmes et de suivi des politiques municipales, notamment à l’élaboration et le suivi de plans d’action adoptés en conformité avec lesdites politiques
  • Veiller au développement et la mise en œuvre des politiques et procédures des services sous sa responsabilité, ainsi que la révision de celles qui sont en vigueur
  • Veiller à la mise en œuvre du plan stratégique de la Ville de Dieppe; planifier, coordonner, élaborer, veiller aux suivis, préparer les rapports, voir à la continuité du plan stratégique.
  • Diriger les activités quant à la préparation du rapport annuel de la municipalité
  • Maximiser l’utilisation des technologies de l’information afin d’appuyer l’amélioration continue de la livraison des services
  • Évaluer l’efficacité des services sous sa responsabilité et faire des recommandations à la direction générale des changements qui s’imposent
  • Employer une approche stratégique en communication afin de faciliter la collaboration et l’engagement du public dans la planification et le développement des politiques publiques, ainsi que dans les prises de décision
  • Conduire et démontrer un engagement continu envers les services, sous son autorité, dans l'élaboration de l’amélioration du service à la clientèle et établir des systèmes de mesures et d’amélioration de la qualité des services
  • Assurer le suivi des requêtes des citoyens, faire des recommandations ou prendre des mesures pour éviter le retour de situations semblables en mettant en place les outils de gestion nécessaire à cette fin
  • Établir des liens étroits et entretenir d’excellentes relations avec la clientèle externe, les partenaires d’affaires, les gouvernements et organismes
  • Préparer et présenter divers études, rapports et recommandations de façon à apporter toute l’information pertinente à la prise de décision
  • Représenter la Ville de Dieppe auprès des médias au besoin
  • Être à l’affût et promouvoir les nouvelles tendances et les meilleures pratiques de l’administration municipale
  • Effectuer toutes autres tâches que lui confie le directeur général

Gestion des ressources humaines

  • Mobiliser et motiver ses équipes par rapport aux objectifs fixés
  • Assurer la gestion des ressources humaines quant à la dotation, l’évaluation de rendement, la promotion et le développement professionnel  
  • Communiquer, appuyer et assurer le respect des orientations, des politiques, des procédures et des pratiques mises en place pour assurer une saine gestion des ressources humaines en soutenant l’ensemble des valeurs organisationnelles basées sur le respect des personnes, de leur intégrité physique et psychologique, ainsi que sur la recherche de l’équité

Gestion des ressources financières et matérielles

  • Soutenir la direction générale dans l’ensemble du processus menant à la réalisation de projets d’immobilisation majeurs ou projets spéciaux, dont la recherche de financement et la préparation des demandes de subventions en vertu des programmes fédéraux et provinciaux pertinents, la préparation de plans d’affaires et la production de rapports périodiques d’avancement de projets.
  • Veiller à la préparation des prévisions budgétaires et assurer la gestion des budgets municipaux des services sous sa responsabilité

 
EXIGENCES MINIMALES
 
Éducation

  • Baccalauréat en administration des affaires, en administration publique ou dans un champ de compétence équivalent (ou une combinaison équivalente d'études et d'expérience).

 
Expérience

  • Dix (10) années à titre de gestionnaire dans le secteur public ou privé
  • Expérience dans les secteurs des communications, ressources humaines, technologies de l’information et finances seraient un atout

 
Connaissances

  • Connaissance des affaires municipales, des politiques administratives, de la planification stratégique, de la supervision, de la gestion de projets, de la gestion de budgets, du processus décisionnel, des procédures législatives, des conventions collectives, de la culture organisationnelle, du développement du leadership, de la résolution de problème et de la communication aux médias

 
Habiletés

  • Maîtrise exceptionnelle du français et de l’anglais parlé et écrit
  • Fait preuve de leadership avec des qualités de visionnaire
  • Excellentes aptitudes de motivateur, facilitateur et communicateur
  • Innovateur, dynamique et autonome
  • Fait preuve d’un grand sens d’analyse et d’un esprit de synthèse
  • Sens de l’organisation et orienté vers les résultats
  • Capacité exceptionnelle de résolution de problème et de prise de décisions éclairées et indépendantes
  • Capacité de dégager un consensus parmi les opinions divergentes
  • Être en mesure de développer des stratégies efficaces qui assureront l’atteinte des buts et des objectifs fixés
  • Possède d’excellentes habiletés à développer et à maintenir des relations harmonieuses et productives entre les différents services municipaux, les conseillers municipaux et le public en général
  • Capacité de gérer efficacement le stress
  • Manifeste une attitude positive envers les intérêts de la municipalité et de la communauté en général

 
HORAIRE DE TRAVAIL RÉGULIER
Trente-cinq (35) heures par semaine (être disponible en dehors des heures régulières de bureau)
 
RÉMUNÉRATION
Selon l’échelle salariale en vigueur

Mise en garde :   Les énoncés ci-dessus reflètent les éléments caractéristiques de l’emploi identifié et sont destinés à décrire la nature générale et le niveau de travail effectué et ne doivent pas être considérés comme une énumération exhaustive de toutes les responsabilités, fonctions, capacités et exigences occupationnelles inhérentes.  Tous les membres du personnel peuvent, de temps à autre, être amenés à effectuer des tâches en dehors du cadre de leurs responsabilités normales, selon les besoins.  
Le masculin est utilisé sans discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.         
Révision – juin 2022

 

Deputy Chief Administrative Officer, Organizational Services

 
SUMMARY
Reporting to the Chief Administrative Officer, the incumbent is responsible for planning, organizing, directing, overseeing, and coordinating activities related to organizational services. He/she provides the leadership needed to achieve the municipality’s strategic planning objectives / directions and for organizational performance while taking issues and established priorities into account. The incumbent focuses his/her efforts on fostering a positive, productive, and collegial work environment geared to providing excellent service to internal and external clients alike. He/she also supports the Chief Administrative Officer in all aspects of carrying out major capital projects and special projects. Moreover, he/she manages and supervises the services under his/her authority, including human resources, information technology, finance, communications and municipal performance.
 
RESPONSIBILITIES

Leadership, planning and organization

  • Provide strong and inclusive leadership that fosters a culture of employee engagement
  • Participate in the development of municipal directions and priorities for the services under his/her responsibility, and ensure that they are implemented
  • Analyze work processes and service distribution according to the municipality’s continuous improvement objectives
  • Coordinate strategic planning, program evaluation, and municipal policy monitoring activities, including the development and monitoring of action plans adopted in accordance with said policies
  • Develop, and implement policies and procedures for the services under his/her responsibility, and revise existing policies and procedures
  • Implement the City of Dieppe’s strategic plan; plan, coordinate, develop, follow ups, prepare reports and ensure continuity of the strategic plan
  • Lead activities related to the preparation of the municipality’s annual report
  • Maximize the use of information technology to support continuous improvements in service delivery
  • Evaluate the effectiveness of the services under his/her responsibility and make recommendations to senior management regarding any necessary changes
  • Employ a strategic communications approach to facilitate public engagement and collaboration in public policy planning, development, and decision-making
  • Encourage and model ongoing commitment to the services under his/her authority, with a view to improving customer service, and establish systems for measuring and improving service quality
  • Follow up on citizens’ requests, make recommendations, and take steps to avoid the recurrence of problems by implementing the necessary management tools
  • Establish close ties and maintain excellent relations with external clients, business partners, governments, and organizations
  • Prepare and present studies, reports, and recommendations in order to provide all relevant information for decision making
  • Represent the City of Dieppe with the media as required
  • Monitor and promote emerging trends and best practices in municipal governance
  • Perform any other tasks assigned by the Chief Administrative Officer

Human resources management

  • Mobilize and motivate teams to ensure that set objectives are met
  • Manage human resources, including matters related to staffing, performance appraisals, promotions, and professional development
  • Communicate, support, and ensure compliance with the directions, policies, procedures, and practices put in place to ensure sound human resources management while supporting the organization’s values of respect for people and their physical and psychological integrity, as well as efforts to achieve equity

Financial and material resource management

  • Support the Chief Administrative Officer in carrying out major capital projects and special projects, including searching for funding and preparing grant applications to the relevant federal and provincial programs, developing business plans, and producing regular project progress reports
  • Prepare budget forecasts and manage the municipal budgets for the services under his/her responsibility

 
MINIMUM REQUIREMENTS
 
Education

  • Bachelor’s degree in business administration, public administration or an equivalent field (or an equivalent combination of education and experience).

 
Experience

  • Ten (10) years as a manager in the public or private sector
  • Experience in communications, human resources, information technology and finance would be an asset

 
Knowledge

  • Knowledge of municipal affairs, administrative policies, strategic planning, supervision, project management, budget management, decision making, legislative procedures, collective agreements, organizational culture, leadership development, problem solving, and media communication

 
Skills

  • Mastery of spoken and written French and English
  • Demonstrated leadership with visionary qualities
  • Excellent motivational, facilitation and communication skills
  • Innovative and dynamic nature, and ability to work independently
  • Strong analytical mind and ability to synthesize information
  • Organizational skills and focus on results
  • Strong ability to problem-solve and make informed, independent decisions
  • Ability to build consensus despite differing opinions
  • Ability to develop effective strategies that ensure the achievement of goals and objectives
  • Excellent skills in developing and maintaining harmonious and productive relationships with various municipal departments, councillors, and the general public
  • Ability to manage stress effectively
  • Positive attitude with respect to the interests of the municipality and the community in general

 
WORK SCHEDULE
Thirty-five (35) hours per week (must be available outside of regular business hours)
 
SALARY
Based on the current salary scale

N.B.: The above statements reflect the characteristic aspects of the job in question and are intended to describe the general nature and level of work performed. They should not, however, be considered an exhaustive list of all the responsibilities, duties, abilities, and inherent requirements of the position. All staff members may, from time to time, be required to perform duties outside their normal responsibilities, as needed.


Organization: City of Dieppe
Location: Dieppe, NB
Region: Fundy Shore
Professional Category(s): Chief Administration
Posted: July 22, 2022, 8:42 am
Expires: August 22, 2022, 4:30 pm

Employment Type: Full Time
Employment Length: Permanent
Education Requirement: Bachelor’s degree
Job Experience: 5 years or more

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